ESTIEM–matkoilta voi hakea korvausta matkoilta aiheutuneista osallistumismaksuista ja matkustuskuluista paikan päälle ja takaisin. Majoitukset ja ruokailut sisältyvät tapahtuman osallistumismaksuihin, mutta muut matkan aikana aiheutuneet kulut osallistuja on velvollinen maksamaan itse. Huom! Kun matkoista haetaan korvauksia, tulee lentolippujen yms. matkojen olla halvimmat mahdolliset.
Varaa itsellesi matkalle mukaan osallistumismaksu käteisenä. Maksu suoritetaan ensimmäisinä päivinä. Muista pyytää tapahtuman järjestäjältä todistus/kuitti maksusta ja toimita se kulukorvausanomuksen mukana ESTIEM-vastaavalle.
ESTIEM-matkojen korvaukset haetaan matkan jälkeen. Osallistujan tulee toimittaa kulukorvausanomus (Kaplaakin nettisivujen arkistossa) kuitteineen (osallistumaksu, liput) ja kaksi (2) kappaletta matkaraportteja ESTIEM-vastaavalle. Ensimmäiseen matkaraporttiin kirjoitetaan virallinen kertomus matkasta suomeksi, joka sisältää kuvauksia esim. luennoista, yritysvierailuista ja kulttuurista (suosituspituus ½ sivua, fontti 11). Toinen matkaraportti tulee näkyviin Kaplaakin nettisivuille, kirjoitustyyli ja kieli vapaa. Raporttiin kannattaa sisällyttää kuvia tapahtumasta ja mallia voi ottaa nettisivuilla olevista matkaraporteista. Raportit lähetetään ESTIEM-vastaavalle sähköisenä liitteenä (.doc) osoitteeseen estiem(ät)kaplaaki.fi. Raportit, kulukorvausanomukset ja kuitit tulee toimittaa 2 kuukauden kuluessa matkasta ESTIEM-vastaavalle.
Jos tapahtumaan lähtee useita osallistujia, yksi ryhmän jäsenistä toimii matkanjohtajana, joka vastaa matkaraporttien palauttamisesta ja tekee ryhmän yhteisen kulukorvausanomuksen. Korvaukset maksetaan matkanjohtajalle, joka jakaa ne ryhmäläistensä kesken.
Esimerkki kulukorvausanomuksesta
Tapahtumien osallistumismaksut korvataan kaikille. Matkakulujen korvausjärjestys perustuu tapahtuman kouluttavuustasoon. Ensimmäisenä korvataan Vision ja 3D -tapahtumien matkustuskulut (eli eniten “kouluttavat”) ja sen jälkeen muut (activity weekit yms).
Osallistumismaksujen maksimikorvausmäärä on 70 euroa ja matkustuskuluja korvataan maksimissaan 250 euroon asti per hlö.
Matkojen korvaukset määräytyvät kvartaaleittain, joita on vuodessa neljä (4). Jäsenistölle varattu matkustusraha on jaettuun neljään jaksoon niin, että yksi jakso kestää 3kk. Ensimmäinen jakso alkaa tammikuussa ja viimeinen loppuu saman vuoden joulukuussa. Yhdelle jaksolle varattu matkustusbudjetti jaetaan sinä aikana matkustaneiden kesken, kuitenkin maksimikorvausehtoja noudattaen. Jos kuitenkaan matkustusbudjettia ei käytetä kokonaan, siirretään se joko seuraaville kvartaaleille tai takautuvasti aiemmille. Tavoitteena on korvata matkat mahdollisimman tasapuolisesti kaikille.
Tulevat ESTIEM–tapahtumat (events) löydät Kaplaakin nettisivujen oikeasta reunasta ja osoitteesta www.estiem.org.
ESTIEM-portaalin etusivu.
Mene kohtaan ‘Home’ —> ‘Events’ —> valitse tapahtuma johon haluat lähteä.
Nyt näet sivun, jossa on tarkemmat tiedot tapahtumasta. Voit hakea tapahtumaan klikkaamalla ‘Apply for the event’.
Sen jälkeen sivulle aukeaa tekstikenttä, johon voit kirjoittaa motivaatiokirjeen tapahtuman järjestäjille, miksi juuri sinut tulisi valita tapahtumaan (joihinkin tapahtumiin voi olla paljon hakijoita).
-Hae tapahtumaan
-Etsi halvimmat lennot/junaliput yms.
-Vietä elämäsi parhain viikko ESTIEM-tapahtumassa!
-Toimita matkaraportit (2 kpl) ja kulukorvausanomus kuitteineen (kuitit voi niitata anomukseen)
-Toista sama halutessasi x-kertaa
Kaplaakin hallitus pidättää oikeuden muutoksiin.
Tämän artikkelin kommentointi on päättynyt.
